电子邮件是当今世界的主要通信方式，我们对它的使用似乎在不断扩大。您是否会查看收件箱，并对其中的电子邮件数量感到绝望？您是否曾在杂乱无章的收件箱中错过或丢失过电子邮件？我有一个解决方案！请继续阅读，看看我如何掌握电子邮件收件箱并提高日常工作效率。
收件箱清零
2006 年，一位名叫 Merlin Mann 的人写了一系列关于改变人们对于电子邮件管理的思维、态度和做法的文章，这些文章后来被称为“Inbox Zero”。他的概念随着时间的推移而演变，今天您可以深入了解“Inbox Zero”的生活方式。要完全接受这种电子邮件方法，需要学习一些工具、工作流程和经验教训，但今天我想分享我用来控制电子邮件的简单工作流程。向 Merlin 致敬，感谢他改变游戏规则的想法。
电子邮件浪费时间，让我们解决这个问题
你是否有过这样的日子，感觉自己一整天都在做事，但最后却觉得自己一事无成？不断检查和处理电子邮件会让你产生这种感觉。以下是我每天用来保持收件箱和头脑清晰的 5 个步骤。
改变你对电子邮件的看法以及它的沟通方式
在一天中分配固定的时间来检查电子邮件
消除干扰
在规定的时间内，对所有电子邮件（尽可能多地）采取行动，然后归档
养成习惯
1. 改变心态
我发现自己使用和回复电子邮件的方式与即时消息或电话的方式相同。但是，当你意识到电子邮件与即时消息或电话都不同时，你突然可以决定如何管理和回复电子邮件。电子邮件不是为“聊天式”对话而设计的，我们不应该这样对待它。考虑你的行业和你的客户，并决定合适的回复时间（有用的提示：不是在接下来的 5 分钟内）。
2. 分配固定的时间来检查你的电子邮件
电子邮件不应该成为一整天的一项日常活动；相反，它应该被视为一项工作任务。就我自己而言，我决定将专门的电子邮件时间设置为早上第一件事、午餐后和下班前一小时。我鼓励你设定具体的时间，以及你认为处理电子邮件所需的时间（你会在第 5 步看到原因）。
3. 消除干扰
科技已经做了很多事情来让我们随时了解情况，并使沟通更加容易。这也意味着，对于我们大多数人来说，每次收到电子邮件时，我们都会收到一系列通知。我们的智能手机会“叮”一声并显示“新消息”提醒，笔记本电脑屏幕上会弹出通知，而任何其他可以告诉我们这封电子邮件到达的设备肯定不会错过这个机会。
关闭通知，我们不再需要它们。我们已经决定了何时主动使用收件箱，我们不想在这些时间之外被诱人的警报拖入其中。
4. 邮件时间：行动并归档
那么，现在是处理电子邮件的时间了，我们应该如何处理它？行动和存档。还记得吗，电子邮件现在是一项任务？我们要专注于它并完成它。当我打开收件箱并查看电子邮件时，以下是我可能必须完成的常见可操作要点。
Eastland Mall 位于印第安纳州埃文斯拥 商城 有近家特维尔，地理位置优越，是三州地区领先的购物目的地，吸引着来自各地的购物者。Twelve Oaks 是底特律大都会区的主要购物目的地，色商店和餐厅，包括提供东西方诱人的餐饮选择休闲和正式餐饮。
回复电子邮件
执行与此电子邮件相关的任何步骤（例如设置日历事件）
下载、排序和存储附件
这样做的目的是立即处理电子邮件以及与其相关的任何步骤。只有当我确信自己已经完成了该电子邮件时，我才会将其存档，使其从我的收件箱中消失。这里的关键是，这不仅仅是阅读电子邮件。电子邮件中是否包含项目的附件，或者您正在处理的内容？如果是，请立即下载并整理它们。电子邮件是否确认了会议时间？太好了，打开您的日历并立即安排活动！
如果电子邮件涉及您现在无法做的事情怎么办？
还记得我说过，最好决定每天花多少时间处理电子邮件吗？这就是原因。
假设一封电子邮件是一份报价请求，而您是报价的创建者和提供者。您每天给自己分配三次 15 分钟的时间来集中精力处理电子邮件 搬家时你可以用 8 种方式来代表你的家乡 而完成一份报价需要更长的时间。
您是否应该放下手头的所有事情，立即完成此任务，以便存档此电子邮件？当然不是。
确定何时完成报价，将其安排为单独的任务，并回复电子邮件，让客户知道他们何时会收到报价。现在，您可以存档该电子邮件。
5.养成习惯
坚持几天确实很容易，但旧习惯会阻碍并打乱你的计划。就像任何新系统一样，坚持下去是棘手的部分。以下是我为了养成习惯而做的一些事情。
每天为三个电子邮件点设置提醒，只有收到提醒后才检查电子邮件。
在分配的电子邮件时间之外关闭了我的电子邮件客户端。
将手机放在办公桌上够不着的地方，以避免“查看手机”的冲动。
告知我的同事我的系统，这样他们就不会要求我在白天的随机时间点处理电子邮件。
你在那里！
您已成功实施了一个简单的工作流程来管理电子邮件并保持收件箱整洁。现在，我绝不是在暗示这是实现电子邮件幸福的唯一方法，您应该随意尝试并更改它以适合您的角色和环境。做对您有用的事情，但要有所作为。
如此多的好处
这看起来是一件很简单的事情，但我认为我们中的许多人已经对电子邮件的烦恼习以为常了。事实并非如此。我对将收件箱保持在尽可能接近零的 手机号码列表 水平所带来的生产力和心理效益感到非常惊讶。不再需要寻找过去的电子邮件，也不再需要筛选杂乱无章的邮件并怀疑我是否已经做了所有该做的事情。我现在知道一切都已采取行动，所有文件都已分类，日期已设置，进一步的工作任务也已安排好。这将使您的日常生活变得更加轻松。
实施这样的系统还可
以帮助您识别并有望改变企业中其他使用电子邮件但实际上不应该使用电子邮件的做法。例如，如果同事通过电子邮件向您请求他们现在需要的文件、资产或操作，这样的系统将帮助您识别这不是处理内部、时间敏感的请求的好方法，并且应该创建新的工作流程来处理此类沟通。
